Lohndokumentation: Best Practices für reibungslose Abläufe

21. November 2023 - HR Tech |

Die Personalbuchhaltung ist für alle Unternehmen, die Mitarbeiter beschäftigen, selbstverständlich und unverzichtbar. Zum Aufgabenbereich von Personalbuchhaltern gehört auch die gesetzeskonforme Lohndokumentation und -archivierung. Sie geht über das einfache Festhalten von Gehaltszahlungen hinaus und muss eine Vielzahl an Dokumenten und Daten wie Steuerunterlagen, Sozialversicherungsbeiträgen, Arbeitsverträgen und Bescheinigungen berücksichtigen. Bei Nichteinhaltung der Vorgaben drohen Strafen und zugleich kann es so leicht zu einem Vertrauensverlust der Mitarbeiter kommen. Transparenz und Gründlichkeit sind daher ausgesprochen wichtig. Heutzutage kann die Personalbuchhaltung hierfür auf etablierte Best Practices sowie smarte digitale Systeme zurückgreifen.

Rechtliche Rahmenbedingungen geben das Ziel vor

Die Lohndokumentation und -archivierung in Deutschland unterliegen einer Vielzahl von gesetzlichen Anforderungen und rechtlichen Rahmenbedingungen. Beim Umbau oder der Erweiterung des Personalwesens müssen diese immer berücksichtigt werden, da nur so rechtssichere Praktiken und Prozesse möglich sind. Die Vorgaben sind oft äußerst komplex und erstrecken sich über verschiedene Bereiche, darunter das Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht. Angefangen bei Arbeitsverträgen, die neben dem Entgelt und den Arbeitszeiten auch Zusatzleistungen, Urlaubsansprüche und betriebsinterne Vereinbarungen regeln bis hin zur korrekten und sicheren Archivierung von Lohndokumenten.

Auch die Klassifizierung der Lohnsteuer und die fortlaufende Anpassung sind von entscheidender Bedeutung, da es andernfalls zu Unstimmigkeiten in der Abrechnung kommen kann, wodurch Arbeitgeber den Ärger von Mitarbeitern und den zuständigen Finanzbehörden auf sich ziehen können. Um Strafen, Nachzahlungen oder teure arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden, muss die Rechtskonformität das oberste Ziel jeder Anpassung in der Personalbuchhaltung sein – ganz unabhängig davon, ob Unternehmen auf analoge oder digitale Prozesse setzen.

Bestandteile der Lohndokumentation

Die sorgfältige Erfassung und Archivierung von Lohndokumenten baut auf verschiedene Arbeitsschritte und umfasst mehrere Elemente. Dazu zählen folgende:

  • Lohnabrechnung: Die Lohnabrechnung bildet Herzstück der Lohndokumentation. Sie enthält eine detaillierte Aufschlüsselung der Gehaltsbestandteile, Abzüge und Zusatzleistungen für den jeweiligen Mitarbeiter. Eine fehlerfreie und verständliche Lohnabrechnungen ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sie fördert auch das Vertrauen der Angestellten in den Arbeitgeber.
  • Steuerdaten und -unterlagen: Lohnsteuerklassen, Steuerfreibeträge und eventuelle Sonderzahlungen müssen erfasst und dokumentiert werden. Durch die genaue Aufzeichnung unter Berücksichtigung aktueller Änderungen lassen sich Unstimmigkeiten vermeiden.
  • Sozialversicherungsbeiträge: Die Aufzeichnung der Beiträge für Sozialversicherungen, einschließlich Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, gehört ebenfalls zur Lohndokumentation. Dies betrifft sowohl die Beitragsanteile des Arbeitnehmers als auch die des Arbeitgebers.
  • Arbeitsverträge: Schriftliche Arbeitsverträge bilden die Grundlage eines Beschäftigungsverhältnisses und sind daher auch für die Lohndokumentation unverzichtbar. Sie erhalten viele für die Personalabrechnung relevante Informationen, z. B. Gehaltsvereinbarungen, Arbeits- und Urlaubszeiten.
  • Überstunden- und Urlaubsregelungen: Eine genaue Erfassung von Überstunden, Urlaubsansprüchen und eventuellen Abzügen fällt ebenfalls in den Zuständigkeitsbereich der Lohndokumentation.
  • Betriebliche Altersvorsorge: Sofern eine betriebliche Altersvorsorge existiert, müssen die entsprechenden Vereinbarungen und Beitragszahlungen ebenfalls festgehalten werden.

Transparenz sollte Priorität haben

Vertrauen und eine einladende Unternehmenskultur sind heutzutage grundlegende Voraussetzungen für eine zufriedene Belegschaft. Je eher sich Mitarbeiter mit dem Unternehmen identifizieren können und sich gehört fühlen, desto besser können Arbeitgeber Fachkräfte halten. Daher sollten Unternehmen möglichst viel Wert auf Transparenz in den betriebsinternen Vorgängen legen – auch bei der Personalabrechnung und der Lohndokumentation. Angefangen bei einer klar strukturierten und unmissverständlich formulierten Lohnabrechnung, die es auch Mitarbeitern ohne finanzielle Vorbildung möglich macht, wichtige Informationen schnell zu finden. Fachbegriffe sollten immer erklärt oder durch verständlichere Begriffe ersetzt werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Ebenfalls wichtig ist die Wahl der richtigen Visualisierung. Veränderungen in der Gehaltsstruktur oder Sonderzahlungen können so deutlich hervorgehoben werden. Um zu gewährleisten, dass Mitarbeiter ihre personenbezogenen Daten jederzeit einsehen können, haben Unternehmen die Option auf sog. Self-Service-Portale zurückzugreifen. Auf diesem Weg lassen sich auch Fehler in der Datenerfassung vermeiden, da die betroffenen Personen diese eigenhändig überprüfen und aktualisieren können. Mit dieser Basis fällt die anschließende Dokumentation deutlich leichter.

Digitale Tools verringern den Arbeitsaufwand

Um sowohl Transparenz als auch Effizienz zu steigern, lohnt sich für kleine wie große Unternehmen der Umstieg auf moderne Personalbuchhaltungssysteme und smarte digitale Tools. Umfragen und Erhebungen zeigen immer wieder, dass das durch die digitale Transformation freigesetzte Potenzial im Personalwesen längst nicht ausgeschöpft ist. In vielen Betrieben erfolgt die Datenerfassung beispielsweise noch immer manuell, obwohl professionelle Lohnsoftware diese Aufgabe übernehmen kann. Auch andere Bereiche und Arbeitsschritte sind automatisierbar, wodurch Personalbuchhalter freie Kapazitäten für komplexere Aufgaben haben. Integrierte Personalbuchhaltungssysteme unterstützen deshalb elektronische Personalakten, die in vielen Fällen auch per Remote-Verfahren gepflegt werden können. Dadurch passen diese Systemlösungen ebenfalls zu modernen Arbeitsmodellen, bei denen Mitarbeiter manche Tage im Homeoffice verbringen. Die Einführung digitaler Tools setzt Schulungen und Workshops für Mitarbeiter voraus. Diese bauen Vorurteile ab und erhöhen die Akzeptanz für neue, digitalisierte Strukturen.

Archivierung und Datenschutz

Die Einführung von digitalen Archivierungssystemen ermöglicht eine effiziente und platzsparende Verwaltung von Lohndokumenten. Digitale Archive bieten einen schnellen und auf Wunsch auch ortsunabhängigen Zugriff auf Lohndokumente. Für die gute Auffindbarkeit einzelner Dokumente ist auch eine sinnvolle Sortierung wichtig. Diese lässt sich bei einem digitalen Archiv je nach Bedarf anpassen. Auch die Anzeige von Suchergebnissen kann mit einem Mausklick nach unterschiedlichen Kriterien umsortiert werden. Sowohl aufgrund der hohen Effizienz als auch bedingt durch die peniblen Anforderungen an den Datenschutz führt heutzutage kaum ein Weg an der digitalen Archivierung vorbei.

Auch die Cybersicherheit sollte in diesem Zusammenhang beachtet werden. Eine aktuelle Studie zeigt, dass das Thema insbesondere in der Lohnbuchhaltung vernachlässigt wird – oft mit fatalen Folgen. Bei der Erhebung gaben 61 Prozent der befragten Betriebe an, in den letzten zwei Jahren mindestens eine Cybergefährdung in der Personalbuchhaltung registriert zu haben. Schon das kleinste Leck bedeutet oft, dass Kriminelle Zugriff auf sensible Daten von Mitarbeitern erhalten. Wirkungsvolle Gegenmaßnahmen sind der Einsatz von Verschlüsselungstechnologien, regelmäßige Backups sowie eine Sensibilisierung der Mitarbeiter.