Aktuell bricht die Event Branche ein – was tun?

 

Seit Anfang März lesen und hören wir immer wieder, dass große Veranstaltungen abgesagt, verschoben oder als online Event zur Verfügung gestellt werden.

Die US-amerikanischen Tech-Riesen wie Google, Facebook und Amazon waren hier Vorreiter.

Die SourceCon Seattle geht nun online live, eine der größten Tech Konferenzen, Collision, verlagert ebenfalls die Inhalte ins Internet.

Selbst die Online Marketing Leitmesse, South by Southwest (SXSW), verlegt alles auf online.

Workday‘s Sales Meeting wurde online abgehalten, und auch die DHI Holding (die Firma hinter unter anderem US-Tech Jobbörse Dice), hat auf Covid-19 reagiert und virtuelle Meetings anberaumt.

Inzwischen, und vor allem seit Mitte vergangener Woche, als nahezu Veranstalter endlich (!) den Warnungen der WHO Gehör verleihten, sind alle offline Veranstaltungen entweder verboten, abgesagt, verschoben oder (teilweise) als Online Formate geplant worden.

Auch der HR Hackathon fällt leider der Coronavirus Krise zum Opfer: eine offizielle Meldung folgt.

Für Event Veranstalter aller Art sind dies extrem harte Zeiten, und niemand weiß, wohin uns diese Krise führen wird.

 

Was also tun?

 

Es ist wichtig, genau jetzt einen kühlen Kopf zu bewahren, um die Dinge mit Abstand zu betrachten, einzuschätzen, umzudisponieren, zu reflektieren und mit einer besonnenen Strategie ans Werk zu gehen.

 

Nutz die Zeit!

 

Das ist derzeit einer der positiven Aspekte, wenn ich mich so ausdrücken darf: So wie wir alle nun an zu Hause gebunden sind (und für manche wird dies gefühlt “gefesselt” bedeuten), ist dies die perfekte Zeit, in uns zu gehen und unsere beruflichen und geschäftlichen Strategien, Positionierungen und Vorgehensweisen im Detail zu reflektieren und optimierte Wege zu gehen.

 

Jede Krise ist auch Chance!

 

Wir haben die Wahl:

  • ausharren und warten, bis die Gefahr vorbei ist
  • handeln, so gut es geht
  • weglaufen bzw. die Situation “schön reden” (rein positiv denken)
  • der Situation in die Augen sehen und unser Handeln reflektiert adaptieren

Alle Optionen haben je nach Kontext ihre Relevanz und ihre Richtigkeit.

Ich denke, in der aktuellen Corona-Krise ist eine flexible Mischung aus allen vier Optionen angebracht.

 

Wie sieht Deine Mischung aus?

 

Was können Veranstalter und Event Planer nun tun?

 

Wie eingangs beschrieben, sind viele Veranstalter dabei, Lösungen zu suchen und zu finden: Absagen, Verschieben, das Event online bringen.

Wir sehen bereits jetzt, dass mehr Webinare angeboten werden als noch vor ein paar Wochen.

Ich erhalte darüber hinaus zunehmend Werbung von Online Event Software Plattformen. Anbieter von bisherigen Online Konferenzen stellen ihre Vorzüge in Zeiten wie diesen in den Vordergrund.

In einigen Tagen wird das Internet vor Online Events aus den Nähten platzen – und wie lange werden das die Internet Service Provider mit ihrer Bandbreite gestemmt bekommen? Wir wissen es nicht.

Ich rate, hier nicht in vorschnellen Aktionismus zu verfallen.

Das ist natürlich leichter gesagt als getan: Wer ein offline Event veranstaltet, hat oftmals bezahlende Sponsoren, die auf der Veranstaltung mit neuen, potenziellen Kunden in Kontakt kommen möchten. Dazu kommen Ausgaben wie beispielsweise Raummiete, Personal- und Catering-Kosten, gedruckte Messe Kataloge, Lanyards, Kaffeebecher, T-Shirts, On- und Offline Werbung, Ton-Anlagen Mieten, ….

Alleine beim Aufzählen all dieser Dinge wird mir schwindelig.

Selbstverständlich ist eine der ersten Optionen zunächst einmal, die Veranstaltung zu verschieben und/oder sie ins Internet zu verlagern.

 

ABER: Bis heute wissen wir nicht viel über das Coronavirus. Wir spekulieren, dass die drastischen Maßnahmen, mit denen wir im Moment alle leben müssen, die Pandemie verlangsamen, dass es bald einen wirksamen Impfstoff gibt und, last but not least, dass die im Frühling ansteigenden Temperaturen unsere Immunsysteme besser im Kampf gegen das Virus wappnen.

Ich möchte den Teufel nicht an die Wand malen.

Aber wir sollten realistisch bleiben und uns im Hinsehen statt Wegsehen üben.

Daher halte ich eine Online Strategie für Events für eine sinnvolle Option im Moment.

Doch lassen sich Offline Veranstaltungen (Konferenzen, Messen, Hackathons, große Meetings) 1:1 online übertragen?

Ich denke nicht.

Hier nun meine Gedanken, Checklisten und Anregungen für Veranstalter, die sich fragen, ob und wie sie ihr Event erfolgreich online bringen:

 

Vorteile von Online Events

 

Im Moment liegt ein klarer Vorteil darin, dass das Format Online Event noch recht neu erscheint.

Damit behauptest Du Dich als “Early Adopter” auch noch als “First-Mover“: Wenn Du Dein Event als einer der Ersten online bringst, kannst Du Dir einiges an Fehlern, Makeln und Schwächen erlauben. Als “Rookie” kannst Du damit sogar auf der “Charme-Skala” punkten. Es wird Dir eher verziehen werden, wenn etwas schief läuft.

Jedoch werden viele andere beobachten, wie Du Dein Event online machst, um es dann zu optimieren und es als Zweiter und Dritter besser zu machen.

Hm,…?

Hier also meine Liste von Vorteilen von Online Events:

  • First-Mover (jedenfalls hier und heute)
  • potenziell höhere Reichweite (wenn gut beworben)
  • Skalierbarkeit (der Internetraum ist unendlich -> mehr Umsatz)
  • weniger Ausgaben (Eventfläche, Personalkosten, Catering,…)
  • Live-Streams per Video geben Dir unzählige Content-Stücke, die Du im Nachhinein für Marketing, Sales und Kommunikation verwerten kannst (-> DSGVO gerecht natürlich)
  • Teilnehmer können direkt und interaktiv mitwirken (Chat-Funktionen!!!)
  • und damit auch mit Top-Speakern direkt in Kontakt kommen (z.B. diese aus nächster Nähe sehen dank Video, das wirkt persönlicher und stellt Nähe her, evtl. auch Q&A während/nach dem Vortrag? Jede/r kann sich aktiv einbringen, wobei auch hier gut moderiert werden muss, da es bei Top-Speakern und Top-Themen mit Sicherheit sehr viele Fragen geben wird)
  • Durch Aufzeichnungen bestimmter Vorträge, Sessions, Workshops kannst Du neue Bezahlinhalte online zur Verfügung stellen (-> neuer Revenue-Stream (tut mir leid, viel zu viele Anglizismen hier…))
  • Klimaschutz (kein Witz: weniger Reisen für alle, und ja, das ist ein sehr valides Argument, und gut für Deine PR, Marketing und Sales!)
  • Förderung von New Work Maßnahmen (Dein Online Event ist von überall aus zugänglich, und damit kannst Du Menschen erreichen, die an ihr zu Hause gebunden sind, nicht nur während der Corona-Krise)

Schön, oder?

Jetzt ein Blick auf die Nachteile von Online Events:

 

Nachteile von Veranstaltungen Online

 

  • Sponsoren Pakete werden wahrscheinlich etwas niedriger bepreist werden müssen (wobei es hier auch darauf ankommt, wie sich die online Reichweite signifikant skalieren lässt)
  • dadurch: weniger Einnahmen (wobei die Ausgaben ja auch weniger sind)
  • die Aufmerksamkeitsspanne ist online eine andere als offline (mal schnell woanders hinklicken, ans Telefon gehen, Textnachricht versenden,…)
  • Ablenkungen aller Art, wenn wir an Online Events teilnehmen (Telefon klingelt, Kind schreit,…)
  • Gefahr der Langeweile (auch Aufmerksamkteisspanne und Ablenkungen)
  • die typische Event-Atmosphäre fehlt (auch wenn es oft miefige Messehallen sind, ist da doch auch immer dieses prickelnde Gefühl von Neugierde und Wissensdurst, oder?)
  • kein Catering und guter Kaffee (ja, das macht eine Menge aus)
  • keine Werbegeschenke (die richtig coolen Goodies sind eben echt super!)
  • keine zufälligen Begegnungen und zufälliges Netzwerken (mein bestes Beispiel: Bei einer Konferenz verzog jemand das Gesicht, weil der Kaffee grauenhaft war. Ich fing an zu lachen, wir kamen ins Gespräch. Heute sind wir im beruflichen Austausch zwecks Business)

Aus all diesen Dingen lässt sich eine gute Checkliste für Dein gelungenes Online Event erstellen.

Here we go:

 

Fragen über Fragen: Checkliste für Dein Online Event

 

  • was und wen will ich mit meinem Online Event erreichen?
  • welche Inhalte finden meine Teilnehmer wirklich (!) relevant?
  • welche Software, Tools und Plattformen benötige ich auf technischer Seite?
  • welche Kosten kommen konkret auf mich zu?
  • wen und was brauche ich im Vorfeld?
  • wer moderiert das Ganze, wer und wie viele Leute müssen von Veranstalter Seite aus online präsent sein, um den reibungslosen Ablauf sicherzustellen?
  • wie vermarkte ich das online Event meinen potenziellen Sponsoren?
  • zu welchem Preis?
  • wie und wo akquiriere ich die passenden Teilnehmer?
  • wo finde ich Speaker, die mit Sicherheit kurzweilige Inhalte vermitteln?
  • wie stelle ich sicher, dass sich die Online Teilnehmer nicht zu sehr langweilen, ablenken lassen, bei der Stange bleiben?
  • wie plane ich Programm und Agenda für mein Online Event, auch mit Pausen
  • wie kann ich den Teilnehmern ein “zufälliges Netzwerken” auch online ermöglichen?
  • wie können Aussteller Business-Termine mit Teilnehmern, Kunden, Leads, Netzwerkkontakten planen und wahrnehmen?
  • wie binde ich die Teilnehmer in die Online Vorträge, Sessions, Workshops aktiv und interaktiv mit ein?
  • wie stelle ich sicher, dass Teilnehmer zwischendurch auch mal “rausgehen” können, ohne auf die Inhalte verzichten zu müssen (und auch wieder interessiert zum Bildschirm zurückkehren)?
  • wie gewährleiste ich, dass mein Online Event DSGVO-konform ist?
  • welche Online-/Video Inhalte möchte ich aus dem Event für spätere Marketing-/Sales Zwecke verwenden?

 

Und nun? Weiterführende Gedanken, Tipps und Fazit

 

Ich denke, dass ich die vorherig genannten Listen noch weiter im Detail ausführen könnte, doch das würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen.

Es gibt eine Menge Dinge zu beachten und zu bedenken, wenn Du ein Event gestaltest, planst, organisierst, durchführst und moderierst – egal, ob dieses nun on- oder offline stattfindet.

Wir sollten jedoch online Events keinesfalls unterschätzen oder als “Notlösung” in Krisenzeiten verstehen!

 

Online Events haben Zukunft, sogar eine sehr gute Zukunft meiner Meinung nach.

Wer allerdings denkt, dass sich eine Präsenz-Veranstaltung eins zu eins auf online übertragen lässt, liegt meines Erachtens falsch.

Wie zu Beginn erwähnt, gehe ich davon aus, dass wir in den kommenden Tagen und Wochen mit Online Events überschwemmt werden.

Hier wird sich die Spreu SEHR schnell vom Weizen trennen, denn Im Netz wird radikal mit den Füßen abgestimmt:

 

Wer sich langweilt, nicht gut abgeholt und mitgerissen wird, verlässt das Spektakel.

Unsere Zeit ist zu wertvoll, als dass wir sie ausschließlich im virtuellen Raum verbringen wollen. Zumindest trifft dies auf einen Großteil der Menschen zu.

Stell also sicher, dass sich die Zeit, die Deine Teilnehmer für Dein Event investierenwirklich lohnt.

Wer sich zudem zu einer Offline-Präsenz Veranstaltung begibt, hat in der Regel mehr Zeit, eventuell auch feste Termine mit Kunden, Netzwerkkontakten und Sales-Leads. Die Teilnehmer sind nun mal vor Ort, das Ablenkungs- und Entertainment Angebot ist riesig, und das macht ja auch den Reiz vieler Messen und Konferenzen aus.

All das auch online abzubilden beziehungsweise nach Lösungen und Ideen zu suchen, die dieses “Feeling” auf irgendeine Art replizieren, das ist eine der größten Herausforderungen für Online Event Veranstalter.

Hier steht, wie bei allen Dingen Online, die “UX”: User Experience, beziehungsweise Teilnehmer Experience, im Vordergrund.

Wenn Du das richtig machst, und das von Anfang an, dann wird Deine Online Veranstaltung mit Sicherheit ein voller Erfolg mit WOW-Effekt!

 

Viel Spaß beim Planen!

 

Artikelbild von Klaus P. Rausch auf Pixabay